เรื่องที่ 2.1.3 ระบบข้อมูลข่าวสารภายใน
|
ระบบสารสนเทศพื้นฐานที่ผู้จัดการการตลาดใช้เป็นประจำ คือ ระบบสารสนเทศภายในกิจการ ระบบ
สารสนเทศภายในกิจการ เป็นระบบที่เกี่ยวกับการบันทึกข้อมูลหรือสารสนเทศที่เกี่ยวกับการดำเนินงานที่ผู้
ปฏิบัติงานรายงานผลการทำงาน ข้อมูลเหล่านี้จะทำให้ผู้จัดการการตลาดทราบถึงโอกาส ปัญหา และ
อุปสรรคในการดำเนินงาน เพื่อที่ผู้จัดการการตลาดจะได้ฉกฉวยโอกาสทางการตลาด หรือแก้ไขปัญหาและ
อุปสรรคได้ทันท่วงที ธุรกิจการผลิตจะมีรายงานต้นทุน จำนวนสินค้าคงคลัง กระแสการไหลเวียนของเงินสด ค่าใช้จ่าย
ทางตรงและทางอ้อม การควบคุมคุณภาพ เป็นต้น ธุรกิจการตลาดจะมีรายงานเกี่ยวกับยอดขาย ค่าใช้จ่าย กำไรจากการขาย ปัญหาและอุปสรรคจาก
การเยี่ยมเยียนลูกค้าจากการขาย รายงานความเปลี่ยนแปลงของตลาด พฤติกรรมผู้บริโภค คู่แข่งขัน
รายงานผลการโฆษณา การส่งเสริมการขาย เป็นต้น
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศภายในกิจการ ระบบสารสนเทศภายในกิจการ ประกอบด้วยสารสนเทศที่เกี่ยวกับ คำสั่งซื้อ ยอดขาย ราคา ต้นทุน
ระดับสินค้าคงคลัง ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และอื่น ๆ องค์ประกอบของระบบสารสนเทศภายในกิจการ ได้แก่
1. วงจรใบสั่งซื้อและการเก็บเงิน (The Order-to-Payment Cycle) เป็นหัวใจสำคัญของระบบสารสนเทศ
ภายในกิจการ นักขาย ตัวแทนจำหน่าย และลูกค้าส่งใบสั่งซื้อมาที่แผนกขาย แผนกขายจะกระจายใบสั่งซื้อ
ไปยังแผนกที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะต้องดำเนินการด้วยความรวดเร็วและถูกต้อง ถ้าแผนกใดมีสินค้าขาดมือจะส่งใบ
สั่งซื้อกลับมา ซึ่งไม่เป็นผลดีต่อบริษัท แผนกส่งของจะส่งสินค้าไปยังลูกค้าด้วยความรวดเร็วเพื่อให้เกิดความ
พึงพอใจ แผนกเรียกเก็บเงินจะดำเนินการต่อเนื่องโดยจะต้องมีการประสานงานเป็นอย่างดีระหว่างแผนกต่าง ๆ
ซึ่งต้องอาศัยระบบสารสนเทศภายในกิจการ ตัวอย่างของวงจรใบสั่งซื้อและการเรียกเก็บเงินของธุรกิจฟาสต์ฟูดส์จะเห็นว่าการใช้ระบบโทรศัพท์สั่งซื้อไป
ยังศูนย์กลางการสั่งซื้อ และให้สาขาที่ใกล้ลูกค้ามากที่สุดเป็นผู้ส่งของและเรียกเก็บเงิน สามารถทำได้ภายใน
15-30 นาที เนื่องมาจากการมีระบบสารสนเทศภายในกิจการที่ทันสมัย โดยอาศัยการส่งแฟกซ์อีเมล์ และระบบ
คอมพิวเตอร์ออนไลน์ ทำให้สามารถบริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ในปัจจุบันมีระบบ Electronic Data Interchange (EDI) หรือ Intranets ทำให้บริษัทต่าง ๆ สามารถปรับปรุง
การให้บริการลูกค้าได้รวดเร็ว แม่นยำ และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่น ธุรกิจปลีกขนาดใหญ่อย่าง Wal-Mart
ควบคุมระดับสินค้าคงคลังโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ออนไลน์เชื่อมต่อกับ Supplier ระบบคอมพิวเตอร์จะจัดส่งใบ
สั่งซื้อสินค้าที่ระดับสินค้าคงคลังลดลงโดยอัตโนมัติทำให้ปัญหาสินค้าขาดมือลดลง มีสินค้าบริการลูกค้าอย่าง
เพียงพอในเวลาที่ลูกค้ามีความต้องการ
2. ระบบการรายงานการขาย (Sales Information Systems) ผู้จัดการการตลาดจำเป็นต้องทราบข้อมูล
เกี่ยวกับยอดขายที่เกิดขึ้นจริงในปัจจุบัน ซึ่งนักขายจะต้องทำรายงานเข้ามาเกี่ยวกับปฏิกิริยาของลูกค้ามุ่งหวัง
ลูกค้า คู่แข่งขัน ตัวแทนจำหน่าย ซึ่งมีผลต่อยอดขาย โดยใช้ระบบซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่เรียกว่า Sales
Force Automation Software ซึ่งจะทำให้ผู้จัดการการตลาดติดตามความเคลื่อนไหวของยอดขายและผลลัพธ์
ทางการตลาดได้อย่างรวดเร็ว การวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ผู้จัดการการตลาดมองเห็นโอกาสและปัญหา
ที่จะเกิดขึ้น
สารสนเทศภายในกิจการ เป็นระบบที่เกี่ยวกับการบันทึกข้อมูลหรือสารสนเทศที่เกี่ยวกับการดำเนินงานที่ผู้
ปฏิบัติงานรายงานผลการทำงาน ข้อมูลเหล่านี้จะทำให้ผู้จัดการการตลาดทราบถึงโอกาส ปัญหา และ
อุปสรรคในการดำเนินงาน เพื่อที่ผู้จัดการการตลาดจะได้ฉกฉวยโอกาสทางการตลาด หรือแก้ไขปัญหาและ
อุปสรรคได้ทันท่วงที ธุรกิจการผลิตจะมีรายงานต้นทุน จำนวนสินค้าคงคลัง กระแสการไหลเวียนของเงินสด ค่าใช้จ่าย
ทางตรงและทางอ้อม การควบคุมคุณภาพ เป็นต้น ธุรกิจการตลาดจะมีรายงานเกี่ยวกับยอดขาย ค่าใช้จ่าย กำไรจากการขาย ปัญหาและอุปสรรคจาก
การเยี่ยมเยียนลูกค้าจากการขาย รายงานความเปลี่ยนแปลงของตลาด พฤติกรรมผู้บริโภค คู่แข่งขัน
รายงานผลการโฆษณา การส่งเสริมการขาย เป็นต้น
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศภายในกิจการ ระบบสารสนเทศภายในกิจการ ประกอบด้วยสารสนเทศที่เกี่ยวกับ คำสั่งซื้อ ยอดขาย ราคา ต้นทุน
ระดับสินค้าคงคลัง ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และอื่น ๆ องค์ประกอบของระบบสารสนเทศภายในกิจการ ได้แก่
1. วงจรใบสั่งซื้อและการเก็บเงิน (The Order-to-Payment Cycle) เป็นหัวใจสำคัญของระบบสารสนเทศ
ภายในกิจการ นักขาย ตัวแทนจำหน่าย และลูกค้าส่งใบสั่งซื้อมาที่แผนกขาย แผนกขายจะกระจายใบสั่งซื้อ
ไปยังแผนกที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะต้องดำเนินการด้วยความรวดเร็วและถูกต้อง ถ้าแผนกใดมีสินค้าขาดมือจะส่งใบ
สั่งซื้อกลับมา ซึ่งไม่เป็นผลดีต่อบริษัท แผนกส่งของจะส่งสินค้าไปยังลูกค้าด้วยความรวดเร็วเพื่อให้เกิดความ
พึงพอใจ แผนกเรียกเก็บเงินจะดำเนินการต่อเนื่องโดยจะต้องมีการประสานงานเป็นอย่างดีระหว่างแผนกต่าง ๆ
ซึ่งต้องอาศัยระบบสารสนเทศภายในกิจการ ตัวอย่างของวงจรใบสั่งซื้อและการเรียกเก็บเงินของธุรกิจฟาสต์ฟูดส์จะเห็นว่าการใช้ระบบโทรศัพท์สั่งซื้อไป
ยังศูนย์กลางการสั่งซื้อ และให้สาขาที่ใกล้ลูกค้ามากที่สุดเป็นผู้ส่งของและเรียกเก็บเงิน สามารถทำได้ภายใน
15-30 นาที เนื่องมาจากการมีระบบสารสนเทศภายในกิจการที่ทันสมัย โดยอาศัยการส่งแฟกซ์อีเมล์ และระบบ
คอมพิวเตอร์ออนไลน์ ทำให้สามารถบริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ในปัจจุบันมีระบบ Electronic Data Interchange (EDI) หรือ Intranets ทำให้บริษัทต่าง ๆ สามารถปรับปรุง
การให้บริการลูกค้าได้รวดเร็ว แม่นยำ และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่น ธุรกิจปลีกขนาดใหญ่อย่าง Wal-Mart
ควบคุมระดับสินค้าคงคลังโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ออนไลน์เชื่อมต่อกับ Supplier ระบบคอมพิวเตอร์จะจัดส่งใบ
สั่งซื้อสินค้าที่ระดับสินค้าคงคลังลดลงโดยอัตโนมัติทำให้ปัญหาสินค้าขาดมือลดลง มีสินค้าบริการลูกค้าอย่าง
เพียงพอในเวลาที่ลูกค้ามีความต้องการ
2. ระบบการรายงานการขาย (Sales Information Systems) ผู้จัดการการตลาดจำเป็นต้องทราบข้อมูล
เกี่ยวกับยอดขายที่เกิดขึ้นจริงในปัจจุบัน ซึ่งนักขายจะต้องทำรายงานเข้ามาเกี่ยวกับปฏิกิริยาของลูกค้ามุ่งหวัง
ลูกค้า คู่แข่งขัน ตัวแทนจำหน่าย ซึ่งมีผลต่อยอดขาย โดยใช้ระบบซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่เรียกว่า Sales
Force Automation Software ซึ่งจะทำให้ผู้จัดการการตลาดติดตามความเคลื่อนไหวของยอดขายและผลลัพธ์
ทางการตลาดได้อย่างรวดเร็ว การวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ผู้จัดการการตลาดมองเห็นโอกาสและปัญหา
ที่จะเกิดขึ้น
ทำโดย : นายประกอบ ตรรกชนชูชัย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น